Beihilfeverordnung in Baden-Württemberg: § 65 Datenschutz

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§ 65 Datenschutz

(1) Personenbezogene Daten in Beihilfeangelegenheiten werden nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit § 15 Absatz 2 Landesdatenschutzgesetz und § 78 LBG verarbeitet. Sie sind in einer von der übrigen Personalverwaltung unabhängigen, getrennten Beihilfestelle zu bearbeiten. Die Trennung muss durch organisatorische Regelungen und technische Zugriffsperren gewährleistet sein. Die Beihilfestelle darf Beihilfeangelegenheiten nur für solch andere Stellen erledigen oder durch andere Stellen erledigen lassen, die zusichern, dass sie diese Datenschutzvorschriften beachten.

(2) Beihilfedaten und Beihilfeakten sollen im Schriftverkehr zur Vermeidung von Fehlleitungen und zur Wahrung besonderer Vertraulichkeit eindeutig als solche und nicht lediglich als Personaldaten oder Personalakten bezeichnet werden. Sind bei Auskunftsersuchen nicht eindeutige Bezeichnungen verwendet, ist bis zur ausdrücklichen Klarstellung in jedem Einzelfall davon auszugehen, dass Beihilfedaten und Beihilfeakten nicht angesprochen sind.

(3) Vorschriften über die Einhaltung des Dienstwegs sind in Beihilfeangelegenheiten nicht anzuwenden.

(4) Ein gegebenes Einverständnis zur Einholung von erforderlichen Auskünften bei Personen oder Einrichtungen, die Leistungen erbringen oder Rechnungen ausstellen, sowie bei Versicherungen und anderen Kostenträgern kann von der Beihilfestelle nur insoweit als Grundlage für Auskunftsersuchen verwendet werden, als sich das Einverständnis zweifelsfrei auf den konkreten Sachverhalt erstreckt. Das Gleiche gilt bei Vorliegen einer Entbindung von der Schweigepflicht. Auskunftsersuchen zur Krankheitsgeschichte und zur Bewertung der Schwierigkeit ärztlicher Leistungen soll die Beihilfestelle auch bei vorliegendem Einverständnis nicht direkt an die Behandlerin oder den Behandler richten.

(5) Enthalten Belege Informationen, um ergänzende Daten zu diesem Beleg von einem elektronischen System oder einer anderen Quelle zu erhalten, darf die Beihilfestelle diese ergänzenden Daten automatisiert abrufen. Es ist darauf zu achten, dass die Daten datenschutzkonform direkt in die Systeme der Beihilfestelle übermittelt werden.

(6) Bei der Veranschlagung und Anforderung von Haushaltsmitteln für Beihilfe ist darauf zu achten, dass Rückschlüsse auf einzelne Beihilfeberechtigte nicht möglich sind. Gleiches gilt für die Haushaltsrechnung.

(7) Schriftliche Unterlagen in Beihilfeangelegenheiten sollen unverzüglich ausgesondert und vernichtet werden, wenn die Daten für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist durch automatisierte Datenverarbeitung gespeichert sind.

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